Polityka prywatności

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest CORBALLY CONCEPTS LTD z siedzibą pod adresem Collimore Road, Dakley, Dublin, Irlandia (corballyconcepts.com), NIP: nie dotyczy – spółka zarejestrowana w Irlandii, REGON/KRS: nie dotyczy – spółka zarejestrowana w Irlandii – dalej: „Quote Engine”, „my”, „nas” lub „Administrator”.

W sprawach dotyczących prywatności możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: privacy@quote-engine.pl albo korespondencyjnie na adres wskazany powyżej.

3. Zakres tej polityki

Niniejsza Polityka prywatności dotyczy korzystania z serwisu internetowego Quote Engine, aplikacji webowej, panelu użytkownika, ofert online, integracji z CRM, integracji z dostawcami lub hurtowniami, funkcji analitycznych, komunikacji marketingowej, formularzy kontaktowych oraz funkcji opartych o automatyzację lub sztuczną inteligencję.

Jeśli podpisujemy z klientem osobną umowę powierzenia przetwarzania danych, DPA albo odrębne postanowienia dotyczące bezpieczeństwa i integracji, dokumenty te mogą doprecyzowywać zasady opisane w tej Polityce.

4. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Quote Engine możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane użytkownika konta: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, stanowisko, nazwa firmy, rola w organizacji, ustawienia konta, historia logowań i uprawnienia.
• Dane klienta lub odbiorcy oferty: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, telefon, firma, stanowisko, NIP, adres firmy, historia ofert i komunikacji.
• Dane z CRM i systemów klienta: dane kontrahentów, szanse sprzedaży, notatki, zadania, statusy ofert, produkty, marże, historia zmian i aktywności handlowej.
• Dane z ofert online: treść oferty, produkty, ceny, warianty, pliki PDF, komentarze, pytania, decyzje, kliknięcia CTA i statusy akceptacji lub odrzucenia.
• Dane analityczne: liczba wizyt, czas spędzony na ofercie, sekcje czytane przez odbiorcę, pobrania PDF, kliknięcia, urządzenie, przeglądarka, adres IP, przybliżona lokalizacja, identyfikatory sesji i zdarzenia techniczne.
• Dane komunikacyjne: wiadomości przesłane przez formularze, zapytania do wsparcia, treść rozmów z asystentem AI, notatki handlowca i odpowiedzi na pytania dotyczące oferty.
• Dane płatnicze i rozliczeniowe: dane do faktury, informacje o planie, pakietach kredytów, płatnościach i rozliczeniach. Szczegółowe dane karty płatniczej mogą być przetwarzane przez zewnętrznego operatora płatności.
• Dane techniczne: adres IP, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, język, strefa czasowa, logi serwera, błędy aplikacji, identyfikatory cookies i dane diagnostyczne.

Nie prosimy o przekazywanie danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach politycznych, religii, orientacji seksualnej, biometrii lub danych dzieci. Jeżeli takie dane zostaną przypadkowo przesłane w treści oferty, komentarza lub integracji, klient powinien je usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie.

5. Skąd pozyskujemy dane

Dane możemy otrzymywać:

• bezpośrednio od użytkowników, gdy zakładają konto, wypełniają formularz, zamawiają demo, kontaktują się z nami lub korzystają z aplikacji;
• od klientów Quote Engine, którzy importują lub synchronizują dane z CRM, ERP, arkuszy, dostawców, hurtowni lub innych narzędzi sprzedażowych;
• od odbiorców ofert online, którzy otwierają link, pobierają PDF, klikają CTA, odpowiadają na pytania, komentują lub rozmawiają z asystentem AI;
• z automatycznych logów serwera, cookies, lokalnego storage, narzędzi analitycznych i systemów bezpieczeństwa;
• od dostawców usług technicznych, operatorów płatności, narzędzi komunikacyjnych, dostawców hostingu, dostawców AI i partnerów integracyjnych, jeśli są potrzebni do działania usługi.

6. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane w następujących celach:

7. Analityka ofert online i graf osób

Quote Engine umożliwia wysłanie oferty jako linku online. Po otwarciu oferty system może rejestrować aktywność odbiorcy: czas otwarcia, liczbę wizyt, sekcje, które były czytane, pobrania PDF, kliknięcia przycisków, pytania do asystenta AI, urządzenie i podstawowe dane techniczne sesji.

Funkcja „Graf osób” może pokazywać, jak oferta krąży po firmie klienta: kto ją otrzymał, kto przekazał ją dalej, kto ją otworzył, kto pobrał PDF, kto pytał o płatność lub warunki oraz które osoby mogą wpływać na decyzję zakupową.

Dane te są widoczne w panelu sprzedawcy lub administratora klienta Quote Engine. Nie są przeznaczone do publicznego udostępniania odbiorcom oferty, chyba że klient sam zdecyduje inaczej albo wynika to z konfiguracji danej oferty.

Klient Quote Engine powinien zapewnić, że korzystanie z analityki ofert jest zgodne z przepisami prawa, zasadami przejrzystości wobec odbiorców i wewnętrznymi politykami prywatności jego organizacji.

8. Funkcje AI i automatyzacje

Quote Engine może oferować funkcje oparte o sztuczną inteligencję, takie jak asystent oferty, podsumowanie pytań klienta, generowanie rekomendacji follow-up, pomoc w opisie produktów, analiza zainteresowania sekcjami oferty albo sugestie odpowiedzi handlowca.

Dane przekazywane do funkcji AI mogą obejmować treść oferty, pytania odbiorcy, dane produktów, warunki handlowe, aktywność w ofercie, dane kontekstowe klienta oraz instrukcje użytkownika. Funkcje AI mają charakter wspierający i nie powinny być traktowane jako automatyczna decyzja wywołująca skutki prawne wobec osoby fizycznej.

Jeżeli korzystamy z zewnętrznych dostawców AI, przekazujemy im dane w zakresie niezbędnym do działania danej funkcji, zgodnie z zawartymi umowami, ustawieniami bezpieczeństwa i dostępnymi mechanizmami ograniczania wykorzystania danych do trenowania modeli. Szczegółowa lista dostawców może być udostępniona w załączniku, DPA lub wykazie podprocesorów.

9. Cookies, local storage i podobne technologie

Korzystamy z cookies, local storage, pikseli, skryptów i podobnych technologii, aby zapewnić działanie strony, utrzymać sesję użytkownika, zapamiętać ustawienia, mierzyć skuteczność strony, analizować błędy, prowadzić statystyki i – jeśli użytkownik wyrazi zgodę – prowadzić działania marketingowe.

Możemy używać cookies własnych oraz cookies dostawców zewnętrznych, takich jak narzędzia analityczne, reklamowe, płatnicze, hostingowe, bezpieczeństwa, komunikacyjne i obsługi formularzy. Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki oraz w banerze zgód, jeśli jest dostępny.

Jeżeli korzystamy z narzędzi typu heatmap, session replay albo podobnych narzędzi UX, konfigurujemy je tak, aby ograniczać rejestrowanie danych wrażliwych i maskować pola formularzy, hasła, dane płatnicze oraz inne elementy oznaczone jako poufne.

10. Komu możemy udostępniać dane

Dane możemy udostępniać lub powierzać następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom hostingu, infrastruktury, baz danych, backupu, monitoringu i bezpieczeństwa;
• dostawcom CRM, ERP, hurtowni i systemów zintegrowanych z Quote Engine na polecenie klienta;
• dostawcom usług płatniczych, księgowych i fakturowych;
• dostawcom narzędzi analitycznych, marketingowych, mailingowych i formularzy kontaktowych;
• dostawcom usług AI i automatyzacji, jeśli są potrzebni do działania funkcji AI;
• uprawnionym pracownikom, współpracownikom i administratorom klienta Quote Engine;
• organom publicznym, sądom, kancelariom i doradcom, jeśli wymagają tego przepisy lub ochrona naszych praw;
• podmiotom przejmującym działalność lub jej część w przypadku reorganizacji, połączenia, sprzedaży przedsiębiorstwa albo podobnej transakcji.

Nie sprzedajemy danych użytkowników konta Quote Engine jako bazy kontaktów marketingowych. Jeżeli w przyszłości model biznesowy lub sposób przetwarzania danych miałby się istotnie zmienić, zaktualizujemy tę Politykę i poinformujemy użytkowników zgodnie z prawem.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, uwierzytelnianie użytkowników, ograniczanie uprawnień, szyfrowanie transmisji, monitoring błędów, kopie zapasowe, rejestrowanie zdarzeń oraz procedury reagowania na incydenty.

Żaden system nie jest całkowicie odporny na ryzyko. Użytkownicy powinni chronić swoje dane logowania, stosować silne hasła, nie udostępniać kont innym osobom i niezwłocznie zgłaszać podejrzaną aktywność.

12. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy przez okres potrzebny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności przez czas korzystania z usługi, okres obowiązywania umowy, okres wymagany przepisami księgowymi i podatkowymi, okres przedawnienia roszczeń oraz czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i integralności systemu.

Dane ofert, logi aktywności i dane analityczne mogą być przechowywane przez okres ustalony w konfiguracji konta, umowie z klientem lub polityce retencji. Po upływie właściwego okresu dane usuwamy, anonimizujemy albo ograniczamy ich dalsze przetwarzanie.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO lub inne właściwe przepisy możesz mieć prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
• wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Jeżeli przetwarzamy dane wyłącznie w imieniu klienta jako podmiot przetwarzający, możemy skierować Twoje żądanie do tego klienta albo obsłużyć je zgodnie z jego instrukcjami. W celu ochrony danych możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości lub doprecyzowanie żądania.

14. Transfery danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług technicznych, hostingowych, analitycznych, płatniczych lub AI mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia przewidziane prawem, takie jak standardowe klauzule umowne, umowy powierzenia, oceny ryzyka transferu albo korzystanie z dostawców objętych właściwymi mechanizmami transferowymi.

15. Dzieci

Quote Engine jest usługą B2B skierowaną do osób dorosłych i organizacji. Nie kierujemy usługi do dzieci i świadomie nie zbieramy danych dzieci. Jeśli uzyskamy informację, że przypadkowo przetwarzamy dane dziecka bez wymaganej podstawy prawnej, podejmiemy działania w celu ich usunięcia.

16. Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować tę Politykę prywatności, jeśli zmienić się nasze usługi, integracje, funkcje AI, wymogi prawne lub sposób przetwarzania danych. Aktualna wersja będzie dostępna na stronie Quote Engine, a data ostatniej aktualizacji będzie wskazana na początku dokumentu.

17. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności, ochrony danych osobowych, żądań RODO lub bezpieczeństwa skontaktuj się z nami: